Palgaarvestuse labürint – avame protsesside keerukuse tagamaad

Palgaarvestuse tegemine kuulub raamatupidamise kõige keerukamate protsesside hulka, sest sellega kaasnevad nii seaduste muutused kui ka uuendused protsessides ning mitmesugused tasustamismeetodid, mida on vaja pidevalt jälgida ning kursis olla nende maksustamise nüanssidega.

Kvaliteetne palgaarvestus eeldab vastavat palgaarvestuse tarkvara. Peab lisaks raamatupidamisprogrammile kursis olema ka palgaarvestuse tarkvara ja selle eripäradega. See eeldab ka suhtlust programmi pakkujaga. See kindlasti on lisatöö raamatupidajale ja/või personalitöötajale, kelle hoolde palgaarvestus on usaldatud. Teenusepakkujat kasutades, ei pea sellepärast muretsema - ajakohastame palgaarvestuse tarkvara vastavalt vajadusele ja aegsasti enne seadusemuudatuste jõustumist ning suhtleme ise programmi pakkuja klienditoega.

Palgaarvestuses tuleb tagada töötaja andmete turvalisus, sh isikuandmete töötlemise seaduslikkus ja konfidentsiaalsuse säilimine. Palgaarvestuse tarkvara on loodud vastavalt rollide lahususe põhimõttele, tagades turvalise infovahetuse paroolikaitse või krüpteerimise abil. Isikuandmete töötlemine, hoidmine ja edastamine vastavad täielikult kehtivatele õigusaktidele.

Palgaarvestuse sisseostmine teenusepakkujalt on kulutõhus, usaldusväärne ja turvaline lahendus, mis vabastab ettevõtte raamatupidamise töötajad ja eelkõige juhtkonna ajamahukatest tugiprotsessidest. Sisseostetav teenus aitab ettevõttel vältida töösuhetes tekkivaid riske ning suurendab üldist stabiilsust, usaldust ja võimaldab keskenduda põhitegevustele. Palgaarvestuse sisseostmine tagab suurema täpsuse, järjepidevuse ning paindlikkuse, vähendab riske ja loob lisandväärtust, mida ettevõttesisene töötaja sageli pakkuda ei suuda. Rahvusvahelise võrgustikuga teenusepakkuja suudab pakkuda vajadusel lisaks tuge globaalsetes küsimustes, suheldes selleks teiste riikide kontaktidega, tehes teenuse mugavaks ja sobivaks ka rahvusvahelistele ettevõtetele.
 

• Muudatused maksuseadustes ja tööõiguses: maksu- ja tööseadused muutuvad sageli ning nendega kursis olemine nõuab pidevat jälgimist ja protsesside kohandamist, sh. uute kohtulahendite ilmnemisega ülesse kerkinud uued suunad ja vaated, mida arvestustes rakendada. Selleks kulub aega, et end muudatustega kurssi viia.
• Tagasiulatuvad parandused: Eelmiste perioodide vigade parandamine ja korrektuuride tegemine on ajamahukas. Vastavalt valitud palgaarvestuse tarkvarale, käituvad need erinevalt ja igal tarkvaral on oma nüansid, kuidas eelmise kuu ümberarvestusi arvestada.

Arvestus ise on juba keeruline ja ajamahukas, aga palgaarvestaja peab oskama ka tarkvara kontrollida, et see õigesti kajastatud saaks.

• Ajutised muudatused: Ajutised muudatused palgatingimustes või töölepingutes lisavad arvestusprotsessidele keerukust ja suurendavad töökoormust.
• GDPR ja andmekaitse: Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) ja Isikuandmete kaitse seadus (IKS) seab ranged nõuded isikuandmete töötlemisele ja säilitamisele, mis nõuab eritähelepanu ja täiendavaid protseduure.

Palgaarvestus hõlmab suurtes kogustes tundlikke andmeid, nagu isikukoodid, tööajad, palganumbrid, maksuvaba tulu arvutused jne. Töötajate isikuandmete ja palgainfo turvaline töötlemine on kriitilise tähtsusega ja vajab kõrgendatud tähelepanu igapäevaselt. Lisaks vajab ka regulaarseid koolitusi, et oma töös olla pidevalt kursis nende teemadega.

• Erinevad tasuliigid: Töötasu võib koosneda põhipalgast, aga ka lisaks paljudest teistest elementidest, nt tulemustasudest, ületundidest, lisatasudest, preemiatest, erisoodustustest ja muudest komponentidest, mis nõuavad igaühe eraldi arvestamist.

Lisaks tuleb arvestada tasusid nii brutost netoks, kuid ka netost-brutoks. Viimane neist on kindlasti ajamahukam, kui esimene. Täpne arvutus on kriitiline, väikesed vead võivad põhjustada rahulolematust töötajate seas, trahve ametiasutustelt või mainekahju.

• Graafiku alusel ja vahetustes töötamine: Valveaeg, öötöö, nädalavahetuse töö ja pühade ajal töötamise tasustamine eeldavad spetsiifiliste reeglite järgimist. Tööajagraafikute arvestus, sealhulgas ületunnid ja osakoormused, nõuab täpsust ja põhjalikku jälgimist.

Lisaks nõuab summeeritud tööajaarvestus ka peale summeerimisperioodi lõppu eraldi töötundide arvestust. Kuigi tarkavara lihtsustab andmete kogumist ja töötlemist, vajab tarkvara siiski inimese poolset täiendavat kontrolli.

• Ajutised töötajad ja lepingulised suhted: Projektipõhiste ja osalise tööajaga töötajate töötasude arvestamine on sageli keerulisem kui täistööajaga töötajate puhul ning vajab täiendavaid kontrolle.

Nõuab lisategevusi, ajutiste töötajate puhul on TÖR-is registreerimisi rohkem ja lõpparvete arvestusi samuti. Nõuab täiendavat ajalist panust.
Lisaks, kui ettevõttes on tööl ka alaealisi ajutiselt, siis nõuab see täiendavaid teadmisi pikendatud põhipuhkusest, tööaja piirangutest jne.

• Andmete integreerimine: Kui tööajaarvestuse, personalihalduse ja raamatupidamistarkvarad ei ole omavahel integreeritud, tuleb andmeid sageli käsitsi sisestada, mis on ajamahukas ja suurendab vigade riski. Siinkohal on olulise tähtsusega topeltkontrolli meetodi rakendamine, mis on jällegi täiendav ajaline lisapanus.

Integratsioone tarkvarade vahel on võimalik automatiseerida, kuid ka see nõuab täiendavat ajalist panust suhtlemisel erinevate osapooltega. Teenusepakkujal on see kogemus olemas.

• Tarkvara haldamine ja uuendused: Palgaarvestustarkvara nõuab regulaarseid uuendusi, et vastata kehtivatele seadustele ja nõuetele. Lisaks ka teadmisi, kuidas tarkvara käitub, et oskaks kontrollida, et tarkvara õigesti arvestab.
• Kontroll ja aruandlus: Palgaarvestusprotsessid vajavad mitmekordset kontrollimist ja sageli tuleb esitada ka aruandeid maksuametitele ja teistele asutustele.
• Kohtutäituri aktide arvestus ja suhtlus: see protsess on üsna ajamahukas ja nõuab detailsust. Iga akt on erinev ja töötaja töötasust tuleb õige summa kinni pidada vastavalt nõuetele. Selle rikkumise korral võib tööandja saada trahvi.
• Rahvusvaheline maksustamine ja tööjõud: Välismaiste töötajate palgaarvestus hõlmab tihti täiendavaid maksuarvestuse, tööloa nõudeid, topeltmaksustamise vältimise lepingute ja sotsiaalkindlustuse erisuste põhjalikku tundmist (nt tööload, A1 tõendid, maksuresidentsuse tõendid jne).

Palgaarvestuse keerukus ja ajamahukus tulenevad seaduste ja regulatsioonide mitmekesisusest, tööjõu ja tasustamise eripäradest, andmete haldamisest ning vajadusest tagada täpsus ja turvalisus. Ilma spetsialiseerunud tarkvara ja ekspertteadmisteta võib see protsess ettevõttele muutuda väga keeruliseks ja kulukaks.
 

Säästetud aeg ja kalliste vigade vältimine algab ühest otsusest – usalda palgaarvestus ekspertidele!