Neliteist olulisemat küsimust ja vastust, mis puudutavad saldoteatist

1. Mis on saldoteatis?

Oma olemuselt on saldoteatis kinnitus-järelepärimine, kus tehingu või tehingute üks osapool soovib teiselt osapoolelt või osapooltelt informatsiooni-kinnitust, et tema raamatupidamises kajastuv peegeldab toimunud tehinguid mingil konkreetsel ajahetkel sarnaselt vastaspoolega. Veel kasutatakse ka nimetust saldoküsitlus, saldopäring, saldokinnitus jt.
Saldoteatiseks nimetatakse sellist (raamatupidamise lisa)dokumenti, mis edastatakse isikule, kelle vastu omatakse mingisugust materiaalset (või immateriaalset) nõuet või kelle ees omatakse mingisugust kohustist, eesmärgiga saada (täiendav) kinnitus samas väärtuses nõude või kohustise olemasolu kohta vastaspoole raamatupidamises. Saldoteatis võib lisaks sisaldada päringut ka tehingute summade kohta perioodi jooksul (tulude ja kulude summad, mahud jmt), mis aitab raamatupidamiskohustuslasel veenduda tehingute kajastamise õigsuses ja/või erinevuste tekkimise põhjustes. Tehingute vastaspoolele võib saldoteatisi saata ka varade ja kohustiste jääkide ja käivete kohta, mille arvestus raamatupidamiskohustuslase aruandluses toimub nn "bilansiväliselt".

Tehingu(te) vastaspoolele saldoteatise saatmise näol on tegemist nõuete ja/või kohustiste inventeerimise protseduuriga, kus raamatupidamises kajastatule soovitakse saada täiendav (väline) kinnitus. Vastaspoolega erinevuste selgumise korral järgneb saldoteatise saatmisele tavapäraselt edasine erinevuste tekkimise põhjuste selgitamine. Erinevused võivad tekkida nii raamatupidamislikest vigadest (ühel ja/või teisel tehingupoolel) kui ka tehingutega seotud erinevatest hinnangutest ja/või arvestuspõhimõtetest.

Nagu iga küsitluse puhul on saldoteatistega seotud suurimaks väljakutseks vastaspoolelt vastuse saamine, sest tavapäraselt ei ole vastaspoolt võimalik kohustada saldoteatisele vastama. Küsitluste rusikareeglid kehtivad ka saldoteatiste puhul - teatud küsitlusviisid (sh küsitava info hulk, vastamiseks vajaliku täiendava töö hulk jmt) suurendavad või vähendavad saadavate vastuste hulka. Saadud vastused on aga igal juhul väärtuslikud, kuna:

1. aitavad aega kokku hoida erinevuste olemasolu või puudumise ning erinevuste põhjuste selgitamisel;

2. aitavad tekitada täiendavat kindlustunnet nõuete ja/või kohustiste olemasolu ja väärtuse hindamise õigsuse kohta;

3. annavad täiendavat muud informatsiooni sõltuvalt päringu ülesehitusest ning taustasituatsioonist.

Saajal tasub saldoteatisele vastata, kuna vastamine tõstab ka talle vajaliku informatsiooni saamise tõenäosust tulevikus ning näitab vastajat usaldusväärsema koostööpartnerina.
Saldoteatisi tasub teha regulaarselt - sagedusega, mis sõltub nõuete ja/või kohustiste inventeerimise vajaduse kriitilisusest - ning neid on võimalik automatiseerida masin-masin lahendusteni. Tehingu(te) osapoolte kajastamistulemuste erisuste selgitamine vajab siiski veel asjatundja(te) sekkumist. Saldoteatised on oluliseks instrumendiks ka näiteks ebakorrektselt korraldatud arvestuse taastamisel, erikontrollides jne.

Saldoteatist on võimalik üles ehitada viisil, et see vastaks raamatupidamise seaduses sätestatud algdokumendi/koonddokumendi nõuetele ning sisaldaks ka muud vajalikku ja/või huvipakkuvat informatsiooni. Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1. toimumisaeg;

2. majandusliku sisu kirjeldus;

3. arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

2. Saldoteatis võiks sisaldada vähemalt järgmist informatsiooni:

• Kes küsib/väidab - saatja andmed (sh kontaktisiku andmed, kellega on võimalik detaile täpsustada);

• Kellelt küsitakse - saaja ehk tehingu(te) vastaspoole andmed;

• Mis kuupäevaga tehingu(te) seis ja/või milline  tehingu(te) aruandeperiood küsijat huvitab - võrdluse teostamise kuupäev (ja/või periood);

• Mida küsitakse - toimunud tehingu(te) kirjeldus(ed) ning raamatupidamises kajastatud vastaspoolega seotud nõuete ja/või kohustiste väärtused ja/või perioodi käibed ja/või tehingute loetelu vmt;

• Kas/kuidas vastust soovitakse - eelistatud vastuse saatmise viis (e-post, muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, aktsept küsija või kolmanda osapoole süsteemis, (digi)allkirjastatuna vms);

• Mis ajaks oodatakse vastust - vastuse tagasisaatmise hiliseim hetk;

• Kellelt soovitakse vastust - kui asjakohaseks vastuseks vajalik pädevas rollis juhtimistasand.

3. Miks saldoteatist vaja on?

Et võrrelda vastaspool(t)ega tehingute tulemusi ning veenduda, kas pooled on aktsepteerinud samas rahalises vääringus tehingut/tehinguid.

4. Kellele on saldoteatist vaja?

Saldoteatisi on vaja kindlustunde saamiseks/tekitamiseks, et raamatupidamiskohustuslasest majandusüksuse aruandeperioodi tehingud on kajastatud korrektselt st, et tehingu vastaspool on õige, kõik tehingud on kajastatud ja on tegelikult toimunud, kogused ja hinnad on korrektsed, laekumise tõenäosus ei ole (osaliselt) kahtlane.

5. Kas saldoteatise saatmise nõue/kohustis tuleneb seadusest?

Päringu/võrdluse tegemise vajadus vähemalt korra majandusaasta jooksul tuleneb varade ja kohustiste inventeerimise kohustusest, mis on fikseeritud raamatupidamise seaduses (§15 (3)).

6. Kas saldoteatise väljastamine on kohustuslik või vabatahtlik?

Kui raamatupidamiskohustuslane viib läbi mõne tulemuslikuma või võrreldavalt tulemusliku inventuuri teostamise protseduuri või ka kui tegemist on koostatavate finantsaruannete suhtes ebaoluliste summadega, siis ei loeta nõuete ja kohustiste kohta saldoteatiste välja saatmata jätmist oluliseks veaks.

7. Kes peaks saldoteatise saatma?

Kõik raamatupidamiskohustuslased võiksid aastainventuuridega seoses bilansikuupäeva seisuga saldoteatiseid saata, kui on tegemist oluliste nõuete ja kohustiste (ja/või tulude ja kulude) summadega. Praktiline oleks koostööpartneritega kujundada nn hea tava, kus saldoteatisi saadab välja üks pool (näiteks nõude omanik) ja teine pool kinnitab, sest muidu saadetaks saldoteatisi välja topelt.

Kui tegemist on vandeaudiitori kutseteenuste käigus teostatavate protseduuridega, siis võib vandeaudiitor paluda, et teatise saadaks välja auditeeritav ettevõte, kuid vastus saadetaks otse vandeaudiitorile. Vandeaudiitor võib auditi (või ülevaatuse või muude teenuste) osutamise käigus ka ise otse tehingu teis(t)e osapool(t)ega saldoküsitlusi teha.

8. Millal saldoteatist saata?

Kui alternatiivset, tõhusamat saldode inventuuri teostamise viisi ei ole ning tegemist on oluliste summadega (sh hinnangu aluseks ei ole mitte ainult saldod vaid ka aastakäibed), tuleb saldoteatised/päringud välja saata.

Saldoteatised võib saata nii aruandeperioodi lõpu bilansikuupäeva kui ka mõne muu (mitte oluliselt erineva) bilansikuupäeva (nt kuu aega enne aruandeperioodi lõppu) seisuga. Väljasaatmisi on võimalik korraldada viisil, kus tegevus on käsitletav aastainventuurina (või aastainventuuri osana), kuid samas ei ole teostatud vahetult majandusaasta lõpu seisuga.

9. Kellele saldoteatist saata?

Kõigile oluliste tehingu(te) teis(t)ele osapool(t)ele. Tehingute olulisuse hindamise aluseks on aruandeperioodi käibed ning tehingutest tekkinud nõuete ja/või kohustiste jäägid perioodi algul ja/või lõpul. Olulisust hinnatakse koostatavate finantsaruannete suhtes.

10. Kuidas saldoteatist saata?

Kasutatakse erinevaid saatmisviise, mis laiemalt jagunevad kaheks:

• nn positiivne kinnitamine – palve kindlasti vastus saata/saldod kinnitada (ja/või saata omapoolne tehingute saldo ja/või tehingute käive),

• nn negatiivne kinnitamine – (teatud kuupäevaks) vastuse mittesaatmisel loetakse tehingute saldo(d) ja/või tehingute käibed kinnitatuks.

Eristatakse positiivset ja negatiivset kinnitamist. Positiivse kinnituse puhul soovitakse kindlat vastust, kas tehingu(te) teine osapool nõustub või ei nõustu esitatud informatsiooniga. Negatiivse kinnituse puhul palutakse vastata ainult juhul, kui teine osapool ei nõustu esitatud informatsiooniga. Tuleb silmas pidada, et negatiivne kinnitus annab võrreldes positiivse kinnitusega väiksema kindlustunde lõpptulemus(t)e õigsuse osas (vastuseid mitte saades ei või teada, ka saldokinnitus ka tegelikult jõudis kohale ja/või kas mittevastamise põhjuseks oli tegelik nõusolek raamatupidamiskohustuslase poolt saadetud informatsiooniga).

Oluline on siinjuures vastuse saamise (optimaalne) kiirus – kiirema vastuse korral jääb rohkem aega tehingupoolte vaheliste saldode erinevuste selgitamiseks ja korrigeerimiseks. Tehniliselt (nt kas e-post või digiallkirjastatud kinnitus vm) sõltub kindlustundest, mida soovitakse (lisaks) saada – erinevalt ülesehitatud saatmisviisid ja vastamisviisid piiravad tingimusi tulemustega manipuleerimiseks. Samuti võib vastuste nõutav kasutuskõlbulikkus näiteks kohtuprotsessis olla erinev ning sõltuda vastajast ja vastamise viisist.

Saldoteatiste puhul võib kasutada erinevaid lähenemisviise ka summade võrdlemisel. Juhul, kui summad on saldoteatises esitatud, võib olla suurem risk, et teine osapool kinnitab summa ära ilma saldosid tegelikult kontrollimata. Samas, kui summad tuleb kirjutada teisel osapoolel endal, võib see viia madalama vastamise määrani, kuna nõutakse teiselt osapoolelt suuremat pingutust/panustamist.

11. Milline saldoteatis peaks olema?

Sõltuvalt asjaoludest võib saldoteatis olla üles ehitatud erineva detailsusega (sisaldades kas ainult saldot (aruande)perioodi lõpu bilansikuupäeva seisuga või näiteks ka tehingute mahtusid, seonduvaid garantiisid ja tagatisi jpm).

12. Kui pikk võiks olla saldoteatistele vastamise aeg?

Saldoteatisele vastamise aeg peab olema vastajale mõistlik (sõltub mitmetest asjaoludest nagu vastusinfo töötlemise mõistlik aeg, vastamisperioodi langevad riigipühad ja puhkused, vastaja geograafiline asukoht jne). Vastamiseks ebamõistlikult lühikese aja andmist võib käsitleda pahatahtlikkusena ja/või ebaviisakusena, mis omakorda mõjutab vastuste saamise hulka (tavapäraselt negatiivselt).

13. Mida peaks tegema juhul, kui saadetud saldoteatistele vastust ei tule?

Siis tuleb raamatupidamiskohustuslasel kas proovida uuesti või rakendada võimalikke alternatiivseid inventeerimise ja kindlustunde saamise protseduure. Alternatiiviks võiks näiteks olla müügiarvete ja pangalaekumiste inventuur-analüüs, mida võrreldakse kauba väljastamisega laost ning raha laekumistega. Tavapäraselt on alternatiivsed inventeerimise protseduurid aga keerukamad ja ajamahukamad ning ka tulemuste õigsuse kohta väiksemat kindlustunnet pakkuvad.

14. Mis kasu saab raamatupidamiskohustuslasest majandusüksus ehk juhtkond saldoteatise saatmisest?

Tavapäraselt on arvestuse ja aruandluse korraldamise eest vastutavate isikute kasu alljärgnev:

• täidetakse äriseadustikus nõutava piisava hoolsuskohustuse nõuet;

• saavutatakse asjakohane kindlustunne, et asjad on korras/saab korda;

• auditiks, ülevaatuseks või mõneks muuks teenuseks kuluv aeg muutub võrreldavatel tingimustel lühemaks.

SALDOTEATISE NÄIDISE leiad SIIT.

Loodame, et eeltoodu oli teile kasulik ja kui vajate professionaalset raamatupidamisnõustamist, pöörduge BDO Eesti ekspertide poole.