Ostja võib ka koostada arve müüja eest, kui tehingupooled on selles enne tarne toimumist kirjalikult kokku leppinud (KMS § 37 lg 5). Vajadus taolisel viisil arve koostamiseks võib tekkida näiteks põllumajandussaaduste, metsamaterjali, kalasaaduste või vana metalli kokkuostul ja muudel sarnastel juhtudel, kui ostja arvutab ise välja ostetud kauba koguse. Müüja võib volitada enda nimel arvet välja kirjutama ka mõne kolmanda isiku (nt vahendaja). Kokkulepe peab sisaldama arvete aktsepteerimise korda (nt pooled lepivad kokku, et müüja peab arved allkirjaga kinnitama).
Käibemaksuseaduse (edaspidi KMS) § 37 sätestab arvele esitatud nõuded, mis on vajalikud nii müüja kui ka ostja käibemaksuarvestuse kontrollimiseks. Maksukohustuslased, kes teevad maksustatavaid tarneid, peavad väljastama ostjatele arveid käibemaksuga (KMS § 37 lg 1). Eesti maksukohustuslane peab vormistama arveid Eesti seaduste nõuetele vastavalt ka siis, kui käibe tekkimise koht on ühendusvälises riigis või kui teise liikmesriigi isikule esitatud arve alusel toimub teises riigis pöördmaksustamine. Kui arvel ei ole näidatud Eesti käibemaksu, siis ei pea välismaa ettevõtjalt saadud arve vastama KMS § 37 sätestatud nõuetele, sest selle arve alusel ei toimu Eestis sisendkäibemaksu mahaarvamist.[1]
Kui üldreegli kohaselt väljastatakse arve seitsme kalendripäeva jooksul arvates kauba ostjale lähetamise või kättesaadavaks tegemise või teenuse osutamise päevast (KMS § 37 lg 1), siis ühendusesiseste tarnete või teenuste puhul, mille suhtes kohaldatakse pöördmaksustamist teises liikmesriigis, väljastatakse arve kaupade lähetamise või kättesaadavaks tegemise või teenuste osutamise kuule järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks (KMS § 37 lg 21).
Ostja võib ka koostada arve müüja eest, kui tehingupooled on selles enne tarne toimumist kirjalikult kokku leppinud (KMS § 37 lg 5). Vajadus taolisel viisil arve koostamiseks võib tekkida näiteks põllumajandussaaduste, metsamaterjali, kalasaaduste või vana metalli kokkuostul ja muudel sarnastel juhtudel, kui ostja arvutab ise välja ostetud kauba koguse. Müüja võib volitada enda nimel arvet välja kirjutama ka mõne kolmanda isiku (nt vahendaja).[2] Kokkulepe peab sisaldama arvete aktsepteerimise korda (nt pooled lepivad kokku, et müüja peab arved allkirjaga kinnitama). Seega endale arve koostamise meetodi kasutamiseks peab olema täidetud kolm tingimust:
- Pooled peavad eelnevalt kokku leppima endale arve koostamise süsteemi rakendamises:
Pooled peavad eelnevalt kokku leppima, et lepingupartner väljastab arved müüja eest ja nimel. Kui pooled (kumbki eraldi) ei suuda tõendeid esitada, on tagajärjed ebameeldivad: 1) ostja ei pruugi tema poolt tasutud käibemaksu maha arvata ja 2) müüja loetakse arve esitamise kohustuse eirajaks. Seega peab olema sellekohane kirjalik kokkuleppe. Alles pärast vastastikust kokkulepet võib ostja väljastada esimese arve. - Müüja peab aktsepteerima arvelduse kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul:
Müüja peab aktsepteerima ostjalt kõik arveldused. Pooled võivad ka kokku leppida, kuidas seda teha. Müüja saab arve heaks kiita nii sõnaselgelt (nt vastuvõtudokumendi kaudu) kui ka vaikimisi (nt kokkulepitud tähtaja jooksul vastamata jätmise korral, sisestades arve raamatupidamisprogrammi). Kui müüja ei nõustu arve sisuga, tuleb koostada parandusdokument. Dokumenti, sealhulgas kreeditarvet, millega muudetakse algset arvet ja millel on viide sellele arvele, käsitatakse arvena (KMS § 37 lg 4). Seega peab selline dokument hõlmama kogu kohustusliku teabe, mida arve peaks sisaldama. Arvet ei ole lubatud muuta viisil, mis muudab võimatuks arve esialgse sisu või muutmise aja määramise.
- Arvel olevast teabest selgub, et see on seotud endale arve koostamisega:
Lisaks sellistele üldandmetele nagu arve järjekorranumber, väljastamise kuupäev, müüja ning ostja andmed ja kõik teised andmed vastavalt KMS § 37 lg-le 7, peab endale arve koostamise korral olema viide „endale arve koostamine” ja pöördmaksustamise puhul selle kohaldamise põhjus.
Lihtsustatud arve võib väljastada, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta, järgmistel juhtudel: 1) reisijateveo teenuse osutamisel; 2) parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali ja muude samalaadsete aparaatide väljatrükitava arve korral (KMS § 37 lg 9). Nii müüja kui ka ostja saavad andmete kehtivust kontrollida veebis VIES-süsteemi kaudu (VIES on käibemaksualane teabevahetussüsteem). Käibemaksukohustuslase registreerimisnumbri kehtivust saab kontrollida veebis, sealhulgas Euroopa Komisjoni veebilehe kaudu.
Käibemaksudirektiivi artikkel 219a lg 1 sätestab põhireegli, mis kehtib endale arvete koostamise puhul, kui arve väljastanud ostja on samuti kohustatud tasuma käibemaksu pöördmaksustamise alusel: sel juhul kohaldatakse selle liikmesriigi arve esitamise eeskirju, kus tarne toimub. See on mõistlik lähenemine, sest endale arvet koostav ostja on üldiselt paremini teavitatud enda liikmesriigi arve esitamise nõuetest.[3] KMS § 37 lg 11 sätestabki, et kui pöördmaksustamise korral antakse kauba või teenuse ostjale õigus ise müüja eest arve vormistada, siis koostatakse arve ostja asukohariigi seaduse nõuete kohaselt.
Enne endale arve koostamise meetodi rakendamist pidage meeles, et sellel on ka oma plussid ja miinused. Endale arve koostamise eelised võivad olla nt järgmised:
- Nõuete arv müüjatelt võib kahaneda. Kuna ostja koostab endale ise arve, siis ta teab, milliste tarnete eest tuleb maksta, ja maksmisega alustatakse enamikul juhtudel varem.
- Arve esitamine võib olla lihtsam, kui ostja (mitte müüja) arvutab ostu väärtuse pärast kaupade tarnimist või teenuste pakkumist.
Endale arve koostamise puudused on nt järgmised:
- Endale arve koostamine ei pruugi leida kasutust kõigil juhtudel ja seetõttu võib osutuda vajalikuks, et müüja kasutab mõne ostja puhul ka tavapärast arve esitamist.
- Müüja vastutab selle eest, et ostja oleks endale arve õigesti koostanud.
- On suur vigade ja segaduse oht. Kergesti võib kohaldada vale käibemaksumäära, dokumendid võivad kaotsi minna, endale arve koostamise kasutamistingimusi saab kergesti rikkuda (nt müüja käibemaksuregistrist kustutamine) ja pooltevaheline oluline teabevahetus võib jääda kahe silma vahele.
Vigade vältimiseks peavad osapooled kokku leppima, millist teavet vahetada ja kuidas seda teha. Mõlemad osapooled peavad aru saama, et korraliku endale arve koostamise süsteemi tagamiseks on vaja investeerida aega ja raha: hindades tuleks kokku leppida enne enda koostatud arve väljastamist; ostjal peab olema müüja kohta õige teave (käibemaksunumber, juriidiline aadress jne) ning müüjal peab olema sama teave ostja kohta.