Kuidas disainida töötasusüsteemi

Töötasusüsteemi -strateegia ja filosoofia väljatöötamine ning iga-aastane ajakohastamine on teema, mis tekitab paljudele ettevõtetele peavalu. Teiselt poolt peaks olema see tänapäeval ettevõtte edukaks toimimiseks loomulik osa ja järjepidev protsess. Sellesse protsess peab sündima  personalijuhi ja juhtkonna koostöös. 

Oma paarikümneaastase personalitöö kogemuse juures näen, et paljudel ettevõtetel ei ole välja kujunenud kindlat töötasusüsteemi ja seda eelkõige väikeettevõtetes. Töötasusüsteemi ja strateegia kujundamise peale hakatakse mõtlema alles siis, kui sarnaste ametikohtade arv on kasvanud, juhtide tööajast kulub liiga palju aega töötasudega seotud otsuste tegemiseks, töötajad tunnevad ebaõiglust ja rahulolematust, motivatsioon on madal, talendid ei soovi tööle tulla jne. Põhjuseid võib olla lõpmatu palju, kuid peamiseks liikuma panemavaks jõuks on tõsiasi, et tööjõukulu on proportsionaalselt ebamõistlik võrdluses sarnaste ettevõttega ja töötasud ei aita kaasa ettevõtte eesmärkide saavutamisel.

Töötasusüsteem peaks toetuma neljale sambale – olema läbipaistev, õiglane, ärieesmärkidega vastavuses ja motiveeriv. Neid kriteeriumeid arvesse võttes võib kindel olla, et teie ettevõtte töötasusüsteem on tasakaalus kõikide osapoolte huvide ja ootustega.

Sobiva töötasusüsteemi loomisel tuleb arvestada ettevõtte eesmärke, kultuuri, suurust, sarnaste ametikohtade hulka, tegevusvaldkonda, töö iseloomu, turuolukorda jne. Hea töötasusüsteem aitab ettevõtet juhtida soovitud eesmärkide saavutamisel ja väljatöötatud palgasüsteem on iga targa juhi oluline tööriist, mida ei saa ega ka tohiks kunagi kopeerida pimesi teise ettevõtte näitel. Hästi disainitud töötasusüsteem ja -strateegia on raamistik töötajate töö tasustamisel ja osa õiglase, motiveeriva töökultuuri loomisel. Iga töötasusüsteem on ettevõtte nägu ja ei ole olemas universaalset palgasüsteemi, mis sobiks kõigile.


Olulised sammud ja meelespead töötasusüsteemi disainima asumisel:
  1. Defineeri tasustamise strateegia
    • Miks Sul on vaja tasustamise süsteemi ja millist probleemi soovid lahendada?
    • Milline on vundament tuleviku otsustele? Kui ütled „jah“, siis millele ütled „ei“?
    • Mis loob sideme ärieesmärkide, finantsjuhtimise ja töötajate töö tasustamise vahel?
  2. Mõtle läbi, kuidas väärtustada oskusi, kompetentse ja tulemuslikkust ning leia sobivaim kombinatsioon nendele.
  3. Vii läbi töökoha tasuvusanalüüs („job costing“), kui palju töökoht maksab versus kui palju ettevõttele tulu toob?
  4. Vii läbi turuanalüüs, kuidas sarnased ettevõtted tasustavad ja mida töötajad väärtustvad?
    • Hinda, kus oled võrreldes teiste sarnaste ettevõtetega tööturul? Kus tahad olla konkurentsivõime säilitamiseks või tõstmiseks.
  5. Võrdle oma ettevõtte sees erinevate osakondade ja ametikohtade tasusid.
    • Kas osakondade vahelises võrdluses on põhjendamatud erinevused ja kas tasustamise alused teenivad ettevõtte eesmärke ja riske?
  6. Vaata üle, millised strateegiad ja mõõdikud on ettevõtte juhtimisel kasutusel ning seo võimalusel olemasolevad mõõdikud palgasüsteemiga.
  7. Hinda organisatsiooni suurust,  juhtimiskultuuri (sh otsustamise tasemed, autoritaarne või kaasav jne.), formaalsust (st. milline on bürokraatia hulk) jne.
  8. Hinda, milline on tööjõu voolavus ettevõttes. Kas see on ebamõistlikult suur/väike või stabiilne ja võrreldes tööturul sarnaste ettevõtetega vastavuses?
  9. Ära unusta palgasüsteemi sisse kirjutamast, millise perioodi tagant palgasüsteemi üle vaadatakse ja mille alusel töötasu muudatused otsustatakse. Näiteks võivad need olla ettevõtte majandustulemused, töötuse määr, tööjõuturu võrdlused, majanduse üldine käekäik jne.
  10. Ära unusta, et palgasüsteem on töölepingu osa ja uuele süsteemile üleminek eeldab poolte kokkulepet (uut töölepingu lisa).
  11. Kirjelda lahti palgasüsteemi mehhanismid, mis toimivad eesmärgipäraselt nii kiire tõusuga majanduses, kui ka languses.
  12. Too välja, mismoodi toimitakse, kui töötaja lahkub ettevõttest või liigub teisele positsioonile.

Mitteformaalses väikeettevõttes, kus otsused toimuvad kiiresti ning spontaanselt, võib juht kaasata  välise nõuandja palgasüsteemi läbimõtlemiseks, ning siis edasi omasoodu jälle asuda seda rakendama. Palgasüsteem peab toetama juhtimist, olema juhi üks tööriistadest ja jõukohane ettevõttele administreerida. Liiga keeruline palgasüsteem, kus on üle 3-5 komponendi, on kulukas administreerida ja võib eesmärkide saavutamisele hoopis vastu töötada. Tasustamise mõõdikute läbimõtlemise olulist ei saa alahinnata – saad seda, mida mõõdad ning just sellepärast ongi vaja, et need mõõdikud oleksid ärieesmärkidega kooskõlas.
KASU TÖÖTASUSÜSTEEMIST
Tööandjale:
  1. Selgelt sõnastatud, õiglased ja põhjendatud strateegilised juhised töötasusid puudutavate otsuste tegemiseks
    • Aitab luua usaldust ettevõtte vastu. Kõik teavad, mille eest nad töötasu saavad ja millised on võimalused teenida rohkem. Töötajale on selge, mida väärtustatakse;
    • Loob psühholoogilist turvatunnet, tagab läbipaistvuse ja õigluse tunde;
    • Kiirendab värbamist ja otsustamist;
    • Aitab vältida subjektiivseid riske nagu näiteks ebaõigluse, diskrimineerimise ja töövaidluste osas.
  2. Aitab planeerida ressursse, teha eelarvet, jälgida kulusid ning teha põhjendatud finantsotsuseid.
  3. Aitab luua avatud, läbipaistvat ettevõttekultuuri, mis tõstab töötajate motivatsiooni, pühendumist ja rahulolu ning seeläbi ka efektiivsust.
  4. Aitab kaasa karjääri planeerimisele ja edutamisele ettevõtte sees.
  5. Aitab püsida konkurentsivõimelisena tööjõuturul ja see võimaldab teha kiiresti otsuseid, mis põhinevad andmetel.
  6. Aitab hoida olemasolevaid talente ja meelitada uusi talente ettevõttesse.
  7. Lihtsustab palgaläbirääkimisi.

Kasu töötajale:
  1. Pakub selgust, mille eest tasustatakse ja kuidas on võimalik teenida lisa.
    •  Aitab luua usaldust ettevõtte vastu. Kõik teavad, mille eest töötasu saadakse ja millised on võimalused teenida rohkem. Töötajale on selge, mida väärtustatakse.
    • Loob psühholoogilist turvatunnet tagab läbipaistvuse ja õiglustunde.
  2. Aitab töötasu läbirääkimiste juures.
  3. Motiveerib töötajaid olema tulemuslik.
  4. Rahulolu tööga, võimaldab märgata ja tunnustada.
MILLIST TÖÖTASUSÜSTEEMI DISAINIDA?
Lihtsustatult on olemas 3-4 erinevat tüüpi palgasüsteemi. Ettevõtte jaoks parim valik võib olla kombinatsioon erinevatest tüüpidest.

1. Traditsiooniline
Traditsiooniline töötasusüsteem jagab kogu ettevõtte tööd erinevate tasemete vahel ja omakorda töökohad sisesteks palgaastmeteks (Pay Grade). Näiteks raamatupidaja ametikohal on kolm erinevat palgaastet vastavalt vastutuse ulatusele, haridusele, kogemusele, oskustele. Sellisel juhul on tasu vahemikud jagatud suhteliselt kitsalt. See aitab tagada, et töötajal on võimalus areneda oma ametikoha raames ning on defineeritud kindlad kriteeriumid, mille alusel järgmisele palgatasemele jõutakse. 

2. Turuandmetele põhinev  (Market Based)
Palgaturu andmetele ülesehitatud palgasüsteemi puhul kasutatakse sarnase valdkonna sarnaste ametikohtade töötasu turuinfot palgatasemete määramisel ja muutmisel. See on küll väga levinud meetod sooviga püsida konkurentsivõimeline ja meelitada ligi talente, kus tööjõud on liikuv ja keeruline värvata, aga tihti ei ole see parim süsteem meie turul. Ohukohtadeks on, et Eesti väikese turu puhul ei tarvitse olla usaldusväärseid turu uuringuid kõikide sektorite kohta ja lisaks annavad uuringud pildi minevikust.

Kui soovid võtta töötasusüsteemi kujundamisel aluseks turuinfo, siis pead arvestama oma ettevõtte võimalustega ja just Sinu ettevõtte äriliste eesmärkidega.

Turuandmete alusel palgasüsteemi luues on oluline arvestada, millise uuringu andmeid aluseks võtad. Metoodikad on erinevad ja ei ole üksühele võrreldavad.  Lisaks on nende usaldusväärsus ja kasutatavate andmete maht erinevad. Näiteks uuring, mille keskmes on töötjate palgasoov ei ole sarnaselt kasutatav tegelike töötasude baasil läbi viidud laiaulatusliku uurinuga. Kvaliteetsete palgauuringute kasutamiseks on otstarbekas ettevõttes läbi viia uuring vastava metoodikaga, mille alusel toimub ametikohtade hindamine. Näiteks raamatupidaja ettevõttes X ei tarvitse omada sarnast vastutust ning tööülesandeid nagu ettevõttes Y.  Seega ei saa võrrelda, kui palju teenib ettevõttes X raamatupidaja versus kui palju raamatupidaja ise oma palgasooviks nimetab, kuna need ei anna usaldavaid ja võrreldavaid andmeid.
Palgauuringutest on Eestis enam levinud on näiteks Fontese, Palgainfo Agentuur, Mercery, IPE, Hay jt, poolt läbi viidavad uuringud. Kõik eelpool nimetatud näited on erineva metoodikaga ülesehitatud.
Turuandmete alusel ülesehitatud palgasüsteemi peab ettevõtte kaardistama, kus ta ise asub ja otsustama, millisel tasemel ta soovib töötasud hoida võrreldes tööturuga. Näiteks, kas kõikidel ametikohtadel peaks jälgima keskmist, mediaani või hoopis mõistlikum oleks olla ülemises või alumises detsiilis. Lisaks peaks jälgima, kas ametikohtade võrdlus tööturuga peaks olema sarnasel tasemel või näiteks võtmepositsioonid joondada ülemise detsiili järgi, enamik töötajaid mediaani järgi ja lihtsasti asendatavad ametikohad alumise detsiili järgi. Näiteks tarkvara arendavas start upi’s võib olla, et arendajatele makstakse töötasu ülemise detsiili 75%-80% vahel, kuna nende roll on ettevõttes keskne ja teiste töötasud on keskmise või mediaani võrdluses.

3.  Lai töötasusüsteem (Broadband Stucture)
 
Laia palgasüsteemi iseloomustab ulatuslik töötasu vahemik, kus palgavahemik ei ole jagatud kitsasteks palgaastmeteks (vt joonis).Tavaliselt ehitatakse selline süsteem ümber keskmise töötasu. Näiteks palgavahemikud algavad 80% keskmisest ja ulatuvad 200%-300% keskmisest.Sellist süsteemi kasutavad ettevõtted, kes soovivad väärtustada (tasustada) pigem töötajate oskusi, haridust, kogemust, kuid mitte nii palju tulemuslikkust. Selline palgasüsteem võib olla organisatsioonis, kus on vähe juhte, kellel on väga suur hulk alluvaid sarnase ametikohaga.Samuti on selline süsteem kasutusel väikese töötajate arvuga ettevõttetes, näiteks start up’ides või pereettevõtetes. Samuti ettevõttes, kus töötajate tööülesanded on „hägused“ ja väga laiali valguvad ning ettevõttes on vajalik hoida turul väheleiduvaid talente. Selle süsteemiga on võimalik töötaja töötasu muuta olulisel määral ilma, et ta liiguks edasi karjääriredelil või tema tööülesanded muutuksid. 

Laia tasusüsteemi juures on omad plussid ja miinused.

Plussid:
  • Juhtidel on vabadus ja paindlikkus määrata töötasusid.
  • Töötaja saab sarnasel positsioonil oluliselt kasvatada oma sissetulekut liikumata teisele ametikohale.
  • Innustab töötajaid arendama uusi oskusi ja võtma lisavastutust oma põhitöö kõrvalt ja nii on kergem leida asendusi ettevõtte seest.
  • Kasutatakse, kui juhtimistasand on õhuke ja sama juht juhib erinevaid meeskondi. Sageli on selle süsteemi puhul  vähem juhte juhtrühmas, mis võimaldab kiiremat ja selgemat kommunikatsiooni omavahel.
  • Paindlik ja kohanemisvõimeline, uued tegevused ja eesmärgid ei vaja palgasüsteemi ümberehitamist.

Miinused:
  • Oleneb organisatsioonist, aga sellist süsteemi võib olla raske siduda motivatsiooniga.
  • Juhi subjektiivne otsus võib tekitada ebavõrdsust ja pingeid.
  • Ebaselge töötajale.
  • Vähem võimalusi ettevõtte sees karjääri teha (vähe erinevaid tasemeid).
  • Keerukas võrrelda turuga, kuna ametikohtade ülesanded laiemad ja piirid hägused.
  • Raske määrata keskmist töötasu, millele on süsteem üles ehitatud.

4. Hierarhiline struktuur (Step Pay)

Selline töötasusüsteem on kõige lihtsam ja vanem süsteem. Kasutatakse üha vähem ettevõtluses, levinud riigiametites. Põhimõte on lihtne, olles organisatsioonis pikemat aega, tõuseb töötasu tööstaaži  kasvades automaatelt. Töötasu kasvab organisatsiooni hierarhias kõrgemale tõustes.
Selge ja arusaadav töötajatele ja organisatsioonile ning sellist süsteemi on lihtne rakendada ja administreerida. Väärtustab lojaalsust ja pikalt samas organisatsioonis püsimist. Selline süsteem ei tarvitse olla paindlik ja arvestada tänapäeva vajadustega ning ei soodusta kindlasti tulemuste saavutamist, vaid pigem soodustab ametikohast kinni hoidmist, kuna palgatõus on seotud staažiga mitte töö tulemuste või kompetentsi tõusuga.
 
  • Selline süsteem ei tunnusta tulemuslikkust (High performance) ja mõni talent võib tunda ennast oma töörolli kinni jäänuna. Kõrgel positsioonil olevad töötajad võivad olla vähem motiveeritud muudatusi sisse viima ja pigem pooldavad olemasolevat olukorda.
  • Takistab innovatsiooni ja riskide võtmist.
  • Ei aita kaasa noorte talentide värbamisel.
  • Ei toeta muudatuste juhtimisel.

TÖÖTASUSÜSTEEM JA TÖÖTASU KUJUNEMINE
 
Iga töötasusüsteem kajastab ettevõttes seda, mida soovitakse juhtida, väärtustada ja millist käitumist või tegevust toetada.
  • Käitumuslik tegevus  (distsipliin, klienditeenindus, vastamise kiirus jne).
  • Kompetentsid ja pädevus (haridustase, oskused, keeled jne).
  • Ettevõttele käivet toov mõtteviis ja käitumine.
Siin on oht, et keskendutakse ainult käibele ilma kasumi eesmärgita. Tuleb tähele panna, et käibe kasvatamisel suurenevad ka kulud kasumi arvelt. Näiteks töötasu sidumisel käibega peab arvestama, et käive võib tõusta ka ilma konkreetse töötaja lisa panuseta (ootamatu suur üleüldine hinnatõus), kuid tööandjale on kulu juba kõrgustes.

Hea töötasusüsteem sisaldab endas lihtsasti administreerivaid komponente, kuid seejuures peab palgasüsteem olema praktiline ja arusaadav nii juhile kui ka töötajatele. Palgasüsteem ei peaks muutuma keeruliseks administratiivseks tööks, millel puudub seos tegeliku motivatsiooni ja tööga. Üldjoontes sisaldab palgasüsteem endas püsitasu, millele on võimalik lisa teenida vastavalt töötaja isiklikele töötulemustele.

Püsitasu

Püsitasu on ettevõtte püsikulu ja püsitasu peab pakkuma töötajale kindlustunde. Püsitasuna on Eestis levinud kuutasu (kindel kuupalk) vastavalt tööpäevade arvule E-R töötavatel töötajatel, graafiku alusel töötavatel töötajatel tootmises ja teeninduses pigem tunnitasu. Tööstuses võib olla kasutusel ka tükitasu. Tükitasu rakendamisel ei tohi unustada, et vaatamata ettevõtte töömahule peab jääma töötajal kindel sissetuleku osa ehk miinimum, millest ka töö mitte andmise korral allapoole minna ei saa vastavalt Töölepingu seadusele (TLS). Tükitasu on mõistlik rakendada lisatasuna siis, kui töötajatel on reaalselt võimalik mõjutada tükkide arvu. Sageli on tükitasu rakendamise motiiviks pigem maksta ainult siis, kui tööd on. Kui rakendatakse tükitasu arvestust on mõistlik lisada kvaliteedi aspekti arvestav mõõdik.  Tükitöö puhul on ohuks, et ei olda huvitatud meeskonnatööst.

Ületunnid ja tulemustasud

Tulemustasu eesmärk on motiveerida tulemuste saavutamist ja vajadusel ekstrasammu astumist. Tulemustasu rakendatakse koos tulemusjuhtimisega, ehk ei piisa ainult tulemustasust palgasüsteemis, kui puudub tulemustele suunatud juhtimine, selged eesmärgid ja mõõdikud.

Tulemustasu maksmise mõõdikute seadmisel analüüsi, mida juba mõõdetakse ja mille järgi tegelikult juhitakse. Tasu maksmise alused peavad olema selged, läbipaistvad ning lihtsad.  Peab olema veendunud, et mõõdikud on üheselt tõlgendatavad, sest see hoiab ära hilisemad vaidlused.

Kindlasti tuleks lahti kirjeldada ka töötasusüsteemis, kuidas on reguleeritud ettevõttes ületunnitöö. Kui töötaja töötab üle kokkulepitud tööaja, on tegemist ületunnitööga. Ületunnitöö tuleb tööandjal ja töötajal iga kord eraldi kokku leppida, kas ületunnitöö tasustatakse tasulise vaba ajaga või 1,5-kordse töötasuga.
KOKKUVÕTTEKS
Aja jooksul on muutunud palgasüsteemid keerukamaks, kuid seejuures mitmekesisemaks. Siinkohal peab aga arvestama asjaoluga, et tasustamissüsteem ei pruugi olla tänapäeval enam esmatähtis, vaid töökoha valikul saavad üha enam ja enam otsustavaks ka muud kriteeriumid.

Kui aastaid tagasi oli tööandja valikul esimeseks kriteeriumiks töötasu, siis tänaseks on see muutunud ja väärtustatakse  tööandja juures ka muid aspekte - võrdset kohtlemist, kaasaegset inimeste keskset juhtimist, arengu võimalusi, toetavat meeskonda jne. Lisaks hindavad töötajad üha enam paindlikkust, eelkõige kaugtöö tegemise võimalust. Üha olulisemaks  on muutunud õiglus ja läbipaistvus, sotsiaalse vastutuse ning jätkusuutlikkusega seotud teemad kui ka tasakaalu töö ja eraelu vahel. Hinnatakse töö tähendust, toetavat organisatsiooni kultuuri ja häid omavahelisi suhteid ning tööandja panust töötaja tervise edendamisse (eelkõige vaimse tervise parendamisse).

Tööd muutuvad enam projektipõhiseks. Nõutavad kompetentsid muutuvad kiiresti ja oleks väga kulukas ettevõttes kõiki vajalike kompetentse pidevalt üleval pidada ja koolitada, pigem väärtustatakse eesmärkide saavutamist, tulemuslikkust, mitmekesist töökogemust.
Enam ei tarvitse olla kõige kõrgem tasu ettevõtte juhil vaid mõni väga hea spetsiifiliste oskustega spetsialist võib olla palju kõrgemalt tasustatud. Esmatähtsaks eesmärgiks ei ole enam karjääri hierarhias ülespoole liikumine, vaid soovitakse liikuda ka erinevate ametite ja töötamise vormide vahel. Selle kõige juures on töötajate teadlikkus oma õigustest kasvanud ja ootus, et tööandja sobituks ka töötaja poolt seatud väärtustesse – tööandja panustaks ühiskonda, töö omaks töötajale sisulist väärtust ja tähendust.