Miks on vajalik organisatsiooni diagnostikat?
Ettevõtte juhid on teadlikud, et lisaks seadusest tulenevale kohustusele, on oluline aegajalt üle vaadata ka ettevõte tervikuna. Kui vastav pädevus ettevõttesiseselt puudub, siis üha suurenev trend on selle saavutamiseks teenuse sisse ostmine kolmandatelt osapooltelt allhanke raames. Sageli leiab ettevõte end olukorrast, kus näiteks protsesside dokumentatsioon on paigas, kuid nende protsessidega loodud (lisa)väärtust hinnatud ei ole. Õiget tasakaalu võibolla raske leida ja seetõttu keskendutakse sageli ainult, kas inimestele, protsessidele või finantsidele, mitte ühtse terviku vaatlemisele ja tasakaalu leidmisele.
Võib ju loota, et osaliselt vaatab protsesside juhtimise tervist üle ISO kvaliteedijuhtimise audit, aga üldjuhul on kvaliteedijuhtimise audiitorid vastava valdkonna spetsialistid (insenerid, tehnoloogid jne), kes on keskendunud kitsalt tehnilisele kontrollile, mitte inimeste või organisatsiooni juhtimise spetsialistid, kes tunnevad ettevõtte hingeelu tervikuna.
Samuti arvatakse, et organisatsiooni kultuuri ja protsesse luua ning inimesi juhtida oskavad kõik, kellel selleks tahtmist ja pealehakkamist on. Tegelikkus näitab aga, et ka selles valdkonnas on erialateadmistel oluline väärtus. Saab ka ilma, aga teekond ja kulud selle juures on oluliselt suuremad. Majanduslikult mõistlikum on vastav oskusteave sisse osta ja abi küsida. Me ei paranda juba ammu oma autot ise, ei lõika ise juukseid vaid kasutame ju ikka vastava väljaõppe saanud ekperte.
Organisatsiooni diagnostika on esimene samm, mis aitab hinnata ja anda ülevaadet ettevõtte tervisest. Organisatsiooni diagnostika tulemusena saab täpsemalt sihtida ettevõtte kultuuri, töörahulolu tegevuskava kui ka juhtimiskvaliteedi ja organisatsiooni tõhususe tõstmiseks ette võetavaid samme. Diagnostika raport on aluseks edasiste arendustegevuste planeerimisel ja organisatsiooni disainimisel, et oleks selge miks, mida, kuidas, millal ja kelle jaoks tehakse. Ettevõtte juhile annab see ülevaate, milline oleks mõistlik tasakaal inimeste, protsesside ja finantside juhtimises.
Millal võib olla mõistlik organisatsiooni diagnostika läbi viia?
Tihti pöördutakse organisatsiooni diagnostika vajaduse küsimusega välise teenusepakkuja poole, kui ettevõttes on muudatuste ja ümberkorralduste aeg. Üldjuhul on selle vajaduse algatajaks ettevõtte uus juhtkond ja omanik või muutub personalivaldkonda pikalt juhtinud töötaja. Just see on õige aeg vaadata üle, mida ja miks me teeme ja esitada hüpoteesid efektiivsemaks juhtimiseks ja ettevõtte tervise ning heaolu parendamiseks.
Organisatsiooni diagnostika läbiviimist alustatakse ettevõtte spetsiifikast lähtuvalt küsimuste püstitamisega:
- Kas meil on fookus õiges kohas?
- Kas teeme midagi liiga palju või liiga vähe?
- Kas see, mida oleme teinud järjepidevalt, on otstarbekas jätkata samamoodi?
- Kas on olemas alternatiive ja teistsuguseid lähenemisi?
- Kuidas on seatud eesmärgid?
- Mida ja miks mõõdetakse?
- Kas inimesed on üle- või alajuhitud?
Just need on põhilised küsimused, millele iga ettevõtte juht peaks keskenduma, et saada ülevaadet tegelikust organisatsiooni tervisest ja hügieenist.
Mida vaatab organisatsiooni diagnostika?
Diagnostika katab allpool olevaid protsesse ja on võimalik läbi viia kahes etapis. Vastavalt kliendi vajadusele.
Esimene etapp on teada saada kas on olemas ja hallatud ettevõttes 12 personalijuhtimise põhifunktsiooni. Kas need vastavad seadusest tulenevatele nõuetele ning heale tavale (joonis 1).
Diagnostika otsib vastuseid küsimustele:
- Kas inimestega seotud riskid on kaardistatud ja kontrolli all?
- Kas tegevused ning korraldavad dokumendid on kooskõlas ettevõtte vajadusega?
- Kas tegevused ja dokumendid on kooskõlas seadusandlusega?
- Kuidas me suhtume oma inimestesse?
- Kuidas me neid juhime?
- Kas me juhime, motiveerime neid üle või hoopis liiga vähe?
- Kuidas liigub informatsioon?
- Milline on ettevõtte kultuur ja suhted, kuidas tunnustatakse ja tasustatakse töötajaid?
Sageli on töösuhteid puudutava osas kahel juristil kolm arvamust ja raamatupidajal neljas seisukoht. Tuleb meeles pidada, et ei raamatupidaja ega jurist ei vaata ettevõtte tervikpilti vaid annab hinnangu seadusest lähtuvalt konkreetse kaasuse kohta.
Teine etapp keskendub sellele, et kas organisatsioon on ülesehitatud toetamaks ettevõtte strateegiat ja eesmärkide saavutamist.
Enne, kui hakata disainima organisatsiooni saab läbi organisatsiooni kaardistamise vaadata äristrateegia vaatenurgast (Organization mapping).
1. Kuidas ärimudel tegelikult töötab:
Tööprotsesside kulgemist (workflow) võib võrrelda elektriskeemiga. See baseerub hierarhilisele struktuurile. Joonis 2.
Võib juhtuda, et see kuidas töö tegelikult tehtud saab, ei ole just selline nagu juhid ette kujutavad, et see olla võiks. Mida suurem organisatsioon ja rohkem juhtimistasandeid seda suurem võimalus, et tegelikkus üllatab. Sageli on mõistatus miks erinevad töötajad täidavad sama tööülesannet nii erinevalt?
Lisaks on oma organisatsiooni kaardistamine huvitav, keerukas, avastamise ja õppimise protsess. Vaadates sügavamale pinna alla, saavad sageli seni vastamata küsimused vastused.
2. Mõistmaks, mis loob tegelikult väärtust. Kliendi toote või teenusepakkuja vaade defineeritakse läbi kaardistamise protsessi. Vaadatakse, mida klient tahab, mida iga organisatsiooni protsess või töökoht selleks teeb? See kehtib nii sise- kui välisklientide kohta. Kaardistamise teel on võimalik leida üles nõrgad kohad ja lüngad (Gap analyses).
Organisatsiooni kaardistamise käigus saavad juhid selge arusaamise, mis teeb organisatsiooni eriliseks, millised on organisatsiooni tugevused ja nõrkused.
3. Keskenduda olulisele. Mõistes protsesse ettevõtte sees on lihtsam seada prioriteete. Juhid saavad otsustada hõlpsamalt, kus osalemine või sekkumine loob kõige suuremat väärtust. Nagu igal pool mujal kehtib ka äriprotsessidele 80/20 reegel. Alati on aeg ja raha limiteeritud ressursid. Õiged prioriteedid aitavad sihte seada.
4. Otsustada mida peaks mõõtma. Üldiselt mõõdetakse seda, mida on lihtne mõõta. Sageli ei ole see sama mida on oluline mõõta. Hindama peaks, et millise mõõtmise tulemusega on midagi peale hakata, kas see on sinu äri jaoks kriitiline mõõdik. Lihtsalt mõõdikute jälgimine ei aita muuta ega otsustada. Näiteks igapäevane välitemperatuuri ja tuule mõõtmine ei aita kuidagi kontoris töötavat IT või raamatupidamise ettevõtet aga on oluline mõõdik taimekasvatuses või tuule mõõtmine laevanduses.
5. Leida üles organisatsiooni struktuuri (ametikohtade) ja protsesside vahel olevad lüngad ja kattuvused ehk milline töö on kukkunud kahe laua vahele ja mida teeb mitu inimest, kuna nad on harjunud seda tegema. Organisatsiooni struktuuris võib olla ühe tubli ja innuka juhi alla kuhjatud nii suur vastutuse hulk, et ta juba teoreetiliselt ei jõua sellel silma peal hoida, veel vähem olla olemas oma meeskonna jaoks.
Iga inimene, kes tuleb organisatsiooni, toob kaasa oma isiksuse, väärtused, tugevused, nõrkused, anded ja oskused jne. Seega võib juhtuda, et keegi, kes tavaliselt ja/või meeldivalt täitis mingit rolli, ei pruugi seda uue kolleegiga koostöös enam teha. Kõik tegevused või tegematta jätmised ei pruugi kohe silma paista, vaid võivad aegamisi kahjustada organisatsiooni ja see tuleb juhtkonna ette alles siis, kui tervik on juba mõranenud ja muutuse mõju oma töö teinud.
Hea juht oskab kasutada tööriistu, mis toetavad organisatsiooni ja aitavad ülaltoodud olukordi haldada. Ettevõtte diagnostika on nagu auto hooldamine, toa koristamine või terviseaudit, mida tuleb aeg-ajalt teha. See on eriti vajalik keerulistel aegadel ja muutuvates oludes, kus tuleb ressursse veelgi tõhusamalt juhtida ja kasutada.
Alustades uut aastat organistatsiooni hinnateskoos eksperdiga, saate ennetada tulevikus tekkivaid probleeme ja tagada jätkusuutlikuse. Ärge jätke seda tähtsat sammu tegemata - pakkumise päring on esimene liigutus kindlama homse poole!
Avalda soovi saada BDO uudiseid
Please fill out the following form to access the download.