Ekspert selgitab - grupiettevõtete ja teiste seotud osapoolte omavahelised saldod ja tehingud

Grupiettevõtete omavaheliste saldode ja tehingute kontroll on oluline osa finantsaruandlusest, mis tagab, et konsolideeritud aruanded oleksid usaldusväärsed ja vastaksid raamatupidamisstandarditele. Kui üks ettevõte müüb teisele grupiettevõttele kaupa, osutab teenust, annab laenu, kajastab intresse jne, peab tehing olema kajastatud mõlemal osapoolel nii, et seda oleks võimalik konsolideerimisel kergesti elimineerida. See tähendab, et sama tehing peab olema mõlemas ettevõttes kirjendatud samas perioodis ja samas arvväärtuses. Kui see ei ole nii, siis tekivad omavahelised erinevused, mis moonutavad konsolideeritud tulemust või ei ole kõigi omavaheliste tehingute ja saldode elimineerimine võimalik.

Saldode kontroll ei puuduta ainult konsolideerimisgruppi, vaid mõjutab seotud isikuid üldisemalt. Näiteks on raamatupidamise aastaaruandes vaja lisaks grupiettevõtete omavahelistele saldodele ja tehingutele välja tuua saldod ja tehingud kõigi seotud osapooltega. Kui tehinguid on olulisel määral, siis kord aastas kontrollimisest ei piisa.  Seotud osapooled on lisaks konsolideerimisgrupi ettevõtetele veel sidusettevõtted, kõrgema juhtkonna liikmed ja olulise osalusega eraisikutest omanikud, nendega seotud teised ettevõtted jne.

Omavahelised saldod ei pruugi kokku langeda erinevate tegurite tõttu, näiteks:

• Kauba liikumine ja tarneklauslid. Kauba liikumise aeg võib erineda arve kuupäevast. Müügitulu kajastamise hetke määrab ära see, millal liiguvad üle kaubaga seotud riskid ja hüved. See omakorda sõltub tarneklauslitest ja muudest omavahelistest kokkulepetest. Seetõttu on eriti omavaheliste tehingute puhul väga oluline jälgida, millal kaup lähetatakse, millal see sihtkohta jõuab ning mis on tarneklausel.
• Arvete hilinemine. Kui arve saadetakse liiga hilja, siis võib juhtuda, et see ei jõua teise osapoole raamatupidamisse enne kuu, kvartali või aasta sulgemist ja seega ei kajastu õiges perioodis.
• Arvete muutmine. Kui arve on väljastatud ja teisele poolele saadetud, siis ei tohiks süsteemis teha ühtegi muudatust, vaid vajadusel lahendada erinevused läbi korrigeerivate (sh kreedit-) arvete. Võib juhtuda, et ettevõtte asukohamaal on juba väljastatud arvete muutmine siiski lubatud, näiteks olukorras, kus väljastatud ja teisele poolele esitatud arvel on selge viga. Sellises olukorras tekib risk, et ühel poolel on uus arve ja teisel vana arve ning need ei ole omavahel kooskõlas.
• Uute süsteemide juurutamine, näiteks uued andmevahetuskeskkonnad, mille kasutuselevõtu kohta infot kõigi osapooltega ei jagata või millele kõigil grupiettevõtetel ei ole ligipääsu. Seetõttu võivad jääda arved mõnele seotud osapoolele tähelepanuta.

Omavaheliste saldode ja tehingute kontroll on eriti vajalik suurtes kontsernides või seotud ettevõtete gruppides, kus tehingute maht on suur ja tehingud ise keerulised. Selleks on mõistlik sisse seada selged protseduurireeglid, mis käsitlevad regulaarset saldode ja tehingute võrdlust, tekkinud erinevuste lahendamist, arvete korrigeerimist jmt. Nii saab vältida suuri korrigeerimisi aasta lõpus ja tagada õigeaegne ja täpne finantsaruandlus. Kõige levinum saldode võrdlemise vorm on endiselt saldokinnituste saatmine, kuid suurematel ettevõtetel on ka IT-lahendused, mis võimaldavad saldosid lihtsalt ja kiirelt võrrelda.  

Grupiettevõtete omavaheliste saldode kontrolli juurutamisel võib olla kõige kiirem ja mõistlikum saldode ja tehingute võrdlus üles ehitada Exceli-põhiselt, kus erinevate ettevõtete finantsnäitajad on valemitega omavahel seotud ja erinevused kiirelt välja tulevad. BDO spetsialistid on valmis pakkuma tuge just Teie ettevõttele sobivaima lahenduse leidmisel ja väljatöötamisel.