Tänasel tööjõuturul on heade inimeste leidmine muutunud järjest keerulisemaks. Kui raamatupidajad on ajalooliselt olnud pigem vähemliikuvad töötajad, kel töökoha vahetamiseks on vaja väga olulist põhjust, siis viimaste aastate heitlikes oludes on ka nende hulgas olnud rohkem liikumist. Eriti märgatav on ka väga staažikate (pea)raamatupidajate liikumine, mis on ettevõtetele eriti valus.
Kui on vaja leida kiiresti uus kogemusega raamatupidaja, on väga oluline kanali valik, mille kaudu inimesi otsida. Kogemusega kompetentseid raamatupidajaid, kes soovivad ettevõttele sobival ajal töökohta vahetada napib juba pikemat aega ja ideaalset kandidaati on väga keeruline leida. Traditsiooniliste värbamiskanalite kasutamine kontoritöötajate puhul tänasel päeval head tulemust ei anna. Kui raamatupidamisassistendi võib leida näiteks koolipingist praktika baasilt, siis kogemusega raamatupidaja puhul võib kõige efektiivsemaks osutuda tutvuste kaudu värbamine või sihtotsing. Kui ettevõtte sees vastavat kompetentsi või selle jaoks aega ei ole, tasub pöörduda personaliotsinguga tegelevate ettevõtete poole. Ka tööandja bränding mängib raamatupidaja leidmisel väga olulist rolli, mida ihaldusväärsem on ettevõte tööandjana, seda paremaid kandidaate on võimalik leida.
Värbamisprotsess võtab olenevalt positsioonist aega keskmiselt kolm kuni neli kuud. Tihti saab juht värbamisvajadusest teada aga alles siis, kui lahkumisavaldus tema lauale jõuab ja reageerimiseks on aega 30 päeva. See tekitab küsimuse, kuidas ettevõtte jaoks väga valusat tühimikku piisavalt kiiresti täita, et ei jääks tegemata maksudeklaratsioonid, maksmata palgad ja et ettevõte saaks jätkuvalt operatiivselt infot oma tulemuste kohta, mis praeguses kiiresti muutuvad majandusolukorras on ülioluline.
Alati tasub võtmetöötajatega avatult rääkida, eriti olukorras, kus on märgata, et koostöö ei toimi kõige paremini või töötajate motivatsioon tundub langevat. Oluline on värbamisvajadus tuvastada võimalikult varakult. Uue töötaja värbamisprotsessi tasub kindlasti kaasata ka lahkuv töötaja, mis teeb ka tööde üleandmise oluliselt lihtsamaks.
Väga suur riskikoht on pikaajaliste töötajate puhul, et palju olulist infot on ainult nende teada ja tööprotsesside kohta ei ole kirjalikke materjale. See on viga, mis võib väga valusalt kätte maksta nii inimese lahkumisel kui ka lihtsalt haigestumisel olukorras, kus teised ettevõtte raamatupidajad (kui neid on) peavad osa tööülesandeid üle võtma. Seda probleemi on aga võimalik ennetada ajakohastades regulaarselt raamatupidamise sise-eeskirju, protsessikirjeldusi ja muud vajalikku infot.
Sellegipoolest ei ole klassikaline 30-päevane etteteatamistähtaeg tihtipeale piisav, et leida sobiv töötaja ja talle ka töö üle anda. Siin tasub abi otsida raamatupidamisteenust pakkuvatelt ettevõtetelt, kes vajadusel lühikese ajaga ka ajutise asenduse leiavad. Kui kõik oluline ettevõtte raamatupidamist puudutav info on kirjalikult olemas, võib raamatupidaja tööülesannete üleandmiseks piisata isegi 1-2 päevast. Üleandmist on mõistlik teha ka elektroonilisi kanaleid kasutades ning koosolekut salvestades, mis tekitab uuele raamatupidajale juhendid ka raamatupidamisprogrammist ja muudest ettevõttes kasutatavatest IT-lahendustest.
Raamatupidaja vahetus on ka hea aeg olemasolevatele protsessidele kriitiliselt peale vaadata - kas on võimalik neid teistmoodi ja efektiivsemalt tiimi vahel jaotada? Siin võib vaadata ka ettevõtet laiemalt kui ainult raamatupidamisüksust. Näiteks kas teiste osakondade töötajad võiksid mingeid lihtsamaid raamatupidamisfunktsioone täita? Väga pikaajalise staažiga raamatupidajad teevad tihti ka muid administratiivülesandeid, mis võiks olla mõttekam teisiti lahendada. Kõike seda arvesse võttes tasub vaadata kriitiliselt otsa raamatupidaja tegelikele tööülesannete ja tööle kuluvale ajale. Teistmoodi ülesandeid jaotades võib juhtuda, et uue täiskohaga ja suure kogemusega raamatupidaja palkamine polegi vajalik.
Seega:
- Räägi oma raamatupidajatega regulaarselt
- Pane kirja ja hoia ajakohasena raamatupidamisprotsessid ja muu oluline info
- Alusta värbamist kohe, kui vajadus on teatavaks saanud, kasuta vajadusel professionaalide abi ja küsi tuttavatelt soovitusi
- Tee selgeks reaalne koormus ja kuidas efektiivsemalt tööd korraldada
- Kui värbamisprotsess ei edene piisavalt kiiresti, võta ühendust mõne raamatupidamisbürooga ja tekita endale tagavaraplaan. Võib juhtuda, et ajutisest saab alaline aga selle vahega, et edaspidi ei ole värbamine ja asendused enam teie ettevõtte mure.