BDO Eesti teenuste nimekirja on lisandunud finantskontrolleri teenus, mis keskendub ärikriitilistele küsimustele ja hõlmab teemasid, mis on seotud finantsjuhtimisega sh korporatiivse raamatupidamisega, finants- ja regulatiivse aruandlusega, eelarve ja prognooside koostamisega. Rääkisime BDO Eesti finantskontrollerite Helen Kutser-Sanniku ja Anneli Tamlaga, kes tutvustasid meile täpsemalt, mida finantskontrolleri amet endas sisaldab.
Helen ühines BDO Eesti meeskonnaga 2016. aastal audiitorina. Väga kiirelt uusi teadmisi omandades, initsiatiivikust üles näidates ning vastutust võttes sai Helenist auditi äriliini projektijuht. Helenil on pikaajaline töökogemus projektijuhina erinevates kindlustandvates töövõttudes nagu audit (sh grupiaudiitoritele raporteerimine), ülevaatus, pakendiaruande audiitorkontroll, tehingute seaduslikkuse kontroll jms. Alates 2022. sügisest on Helen BDO Eesti raamatupidamise äriliini projektijuht pakkudes klientidele nii raamatupidamise kui kontrolleriteenuseid.
Anneli ühines BDO Eesti meeskonnaga 2016. aastal audiitorina. Ambitsioon, julge pealehakkamine ning suurepärane oskus teha koostööd viisid ta kiirelt auditi projektijuhi ametikohale. Anneli tegeles igapäevaselt töövõttude planeerimisega. Alates 2021. aasta sügisest kuulub Anneli raamatupidamise teenuste pakkujate meeskonda, kus lisaks igapäevastele raamatupidamisteenustele pakub ka tootmisettevõttele finantskontrolleri teenust. Kontrolleriteenuse raames on tema põhiliseks ülesandeks kohalike finantsandmete analüüs ja presenteerimine grupile, eelarveprotsessis osalemine ning ta aitab kaasa välis- ja siseaudiitorkontrolli sujuvale läbiviimisele.
Finantskontrolleri nimetus kõlab väga tähtsalt ja põnevalt, mida sellise ametinimetusega inimene nendes töölõikudes teeb ja miks ta ettevõttele vajalik on?
Finantskontroller alustab sisuliselt sealt, kus raamatupidaja lõpetab: koostab juhtkonna ja grupi jaoks detailseid aruandeid, kontrollib eelarve täitmist, analüüsib tulusid ja kulusid, otsib põhjuseid, kus ja miks eelarve ja tegelik tulemus erinevad jne. Väiksemates ettevõtetes täidab kontrolleri rolli tihti kas (pea)raamatupidaja või juht ise, kuid ettevõtte kasvades on mõistlik need funktsioonid eraldada. Nii on paremini reguleeritud töömaht ning vead tulevad kergemini välja, kuna sisestaja ja kontrollija ei ole sama inimene.
Kontrolleri üheks funktsiooniks on ka muudatuste juhtimine. Tihti on igasugune muudatus esialgu keeruline või lausa ebameeldiv, olgu selleks siis uute arvestuspõhimõtete juurutamine, programmide kasutusele võtmine või mõni muu tegevus või toiming, mida on varasemalt harjutud teistmoodi tegema. Kontroller on sellistes situatsioonides väärtuslik vahelüli, kelle roll on tagada ülemineku sujuvus.
Kui öeldakse, et finantskontrolleri tööks on keskendumine ärikriitilistele küsimustele, siis mida see endas sisaldab?
Sageli äriühingu juhtkonnal ei ole raamatupidamistausta ja see ei olegi nende igapäevatööks vajalik. Juhtkonna ülesanne on ettevõtet juhtida kasumi suunas ning selleks on vaja vastu võtta n-ö õigeid otsuseid. Otsuste tegemiseks aga on vaja omakorda teada, kui suured on kulutused teatud toodete tootmisel või teenuste pakkumisel. Lisaks materjalikuludele tuleb arvestada ka üldkuludega, näiteks elekter, ruumide rent, tööjõukulu jne. Siin tulebki juhtkonnale appi kontroller, kes koostab erinevaid analüüse, graafikuid ja tabeleid, mille põhjal on kergem saada ülevaadet ja teha uusi otsuseid.
Mitmel teie tiimi liikmel on eelnev töökogemus kindlustandvate teenuste ja auditi valdkonnast. Kui palju sellest aruandluse, prognooside ja eelarve koostamise juures abi on?
Kontrolleritöö sarnaneb audiitoritööga. Kontrollerite ja audiitorite üks olulisemaid ülesandeid on ettevõtte andmete analüüsimine ja suurema pildi nägemine. Samas peab kontrolleril olema siiski ka tugev tehniline taust, st kokkupuude raamatupidamisprogrammidega, et ta teaks, kust ja milliseid algandmeid saab. Audiitoritel on suur osa analüüse kirjete kontrollimiseks vaja teostada Excelis. Ka kontrolleritelt oodatakse pigem just raporteerimise osas Exceli, PowerBI ja sarnaste vahendite kasutamist, sh erinevate analüüside, graafikute, diagrammide ja presentatsioonide koostamist ja tulemuste raporteerimist. Selle põhjal saab juhtkond võtta vastu otsuseid, kuidas ettevõtet edasi paremate tulemuste suunas viia, näiteks millised osakonnad toodavad kasu/kahju, kuhu vaja suunata rohkem energiat ja milline võiks olla järgmiste kuude prognoos.
Seega meie hinnangul on endisel finantsaudiitoril kergem kontrolleriametit üle võtta kui raamatupidajal, kuid raamatupidaja kogemus tuleb siin kasuks. Meie tiimi kuuluvad nii endised finantsaudiitorid kui pikaaegse raamatupidamiskogemusega spetsialistid. Kõigil on lisaks ka pikaajaline juhtimiskogemus.
Kuidas on lood töörütmiga ja millal on finantskontrolleril tipukoormus?
Töörütm sarnaneb raamatupidaja graafikuga. Üldjuhul on kiirem periood kuu esimesed kaks nädalat, kuid kindlasti see sõltub täpsematest tööülesannetest ja sellest, millal tuleb raamatupidamises kuu finantstulemused fikseerida. Raporteerimise seisukohast on oluline teada, mis kuupäeval ootab grupp infot. See varieerub erinevate ettevõtete lõikes, mõnel juhul peab olema kuu suletud juba kuu esimestel tööpäevadel, teisel juhul on aega rohkem. Selleks, et alustada raporteerimisega, peavad kõik raamatupidamiskanded olema tehtud ja kontrollitud. Sageli võib tulla ette olukord, et raporteerimiseks on aega vaid 1-2 päeva, kuna varem ei ole kõik olulised andmed raamatupidamisse jõudnud. Kui raportid on esitatud, kontrolleritöö siiski ei lõpe, kuna juhtkonnal on vaja kontrolleri sisendit ka jooksvalt.
Kui varasemalt oli kombeks rahaasjadega tegelevad spetsialistid juhtkonna lähedal hoida, siis järjest enam on ettevõtjaid, kes selle töölõigu majast välja usaldavad. Milliseid eeliseid on majavälisel finantskontrolleril?
Majaväline ekspert toob endaga kaasa värskema pilgu. Spetsialistid, kes pakuvad kontrolleriteenust on sageli pikaajalise finantsauditi töökogemusega, seega on nad pädevad suurte andmemahtudega töötamiseks, lisaks on nad oma töös täpsed ning detailidele orienteeritud. Teenuse osutaja selja taga on tihti globaalne võrgustik kui ka oma maja eri valdkondade tipptegijad – maksunduse, palgaarvestuse, raamatupidamise, HR spetsialistid, kes kõik on käeulatuses olemas. Valides välise teenusepakkuja muutub finantskontrolleri positsiooni täitmise kohustus inimeste vahetumisel teenusepakkuja ülesandeks ehk teisisõnu värbamise, koolitamise ja väljaõpetamise kandev roll ei lasu enam teenust saaval ettevõttel.
Kas raamatupidamisteenus ja finantskontrolleriteenus võiksid olla hangitud pigem erinevatelt teenusepakkujatelt või samast kohast? Mis on ühe või teise lahenduse head ja vead?
Kindlasti on mõlemal variandil omad positiivsed küljed. Sama teenusepakkuja personali töös on kindlasti suurem sünergia. Ollakse süvitsi kursis kolleegi töömetoodikaga ning kindlasti on tagatud ka vahetu ja otsekohene suhtlus, mis võib olla raskendatud, kui on valitud erinevad teenusepakkujad. Samas erinevate teenusepakkujate kasutamine aitab funktsioone kergemini lahus hoida ja riske maandada. Sageli kasutatakse kombinatsiooni, kus raamatupidaja on maja sees ja kontroller väljastpoolt teenusena sisse ostetud.
Mida oskad öelda kokkuvõtteks?
Kokkuvõtvalt, kontroller annab juhtkonnale detailse ülevaate ettevõtte tulemustest , mille põhjal on juhtkonnal võimalik muutuvates oludes kiiresti võtta vastu vajalikke otsuseid ning olla kursis ettevõtte käekäiguga. Analüüs annab täpse ülevaate nii osakondade kui ettevõtte kui terviku tulemustest ning selle alusel on juhtkonnal võimalik teha prognoose, detailseid kulu- ja tasuvusanalüüse, mis tagavad kulude optimeerimise ja ettevõtte vahendite kasumlikuma rakendamise.